Pomôžte rozvoju stránky a zdieľajte článok s priateľmi!
Sťahovanie kancelárie je komplikované. Pri toľkom množstve úloh je ľahké prehliadnuť menšie, ale životne dôležité úlohy. Ak chcete, aby sa vaša kancelária pohybovala na správnej ceste, pripravte si kontrolný zoznam základných úloh, ktoré vám pomôžu pri prechode do kancelárie, a použite nasledujúceho sprievodcu kontrolným zoznamom, ktorý zabezpečí, že nič nebude vrátené.
Klienti a zákazníci
Je dobré informovať najskôr zákaznícku základňu o presune, najlepšie aspoň mesiac pred tým, ako k presunu dôjde. Poskytnite informácie o novom umiestnení buď zaslaním formálneho listu alebo e-mailu s mapou priloženou alebo pripojenou ku každému vo vašej firemnej databáze. Alebo v prípade maloobchodu umiestnite na vchodové dvere mapu a oznamovací štítok a pri každom nákupe poskytnite malý leták. Umiestnite informácie na svoju webovú stránku pomocou ľahko pochopiteľných pokynov a akýchkoľvek podrobností, vďaka ktorým sa vaši zákazníci budú vracať späť. Môže to zahŕňať napríklad „presun“ alebo oficiálnu otváraciu párty.
Mali by ste tiež informovať svojich klientov, či sa budete počas sťahovania vôbec zatvárať alebo znižovať otváracie hodiny - bude to zásadné upozornenie, aby zákazníci neboli frustrovaní, ak sú vaše dvere zamknuté. Ak budete vopred vedieť, kedy budete otvorení pre podnikanie, ušetrí vám to veľa telefonátov od vašich klientov a zabráni vám v tom, aby sa obrátili na svojho konkurenta so žiadosťou o servis. Inými slovami, informujte svojich zákazníkov o svojom pláne ich poskytovania počas prechodu.
Poskytovatelia služieb, dodávatelia a vládne agentúry
Pravidelne informujte služby a dodávateľov, ktorých vaša spoločnosť využíva. Môže to zahŕňať tlačiarenskú spoločnosť, kuriéra, obchod s kancelárskymi potrebami alebo poskytovateľa internetových služieb.
Banky a poistenie
Banky budú vyžadovať včasné upozornenie - na firemných šekoch budete musieť zmeniť adresu, potom nechať šeky vytlačiť a informovať spoločnosti vydávajúce kreditné karty a ďalšie finančné inštitúcie alebo poskytovateľov služieb. Môžete sa rozhodnúť, že pre vašu spoločnosť bude prínosom prevod obchodných účtov z jednej banky na druhú alebo z jednej pobočky do druhej. O službách dostupných v novom sídle / susedstve hovorte so zástupcom banky.
Rovnako je potrebné včas informovať poisťovacie spoločnosti. Budú musieť posúdiť nový priestor a prípadne vám poskytnúť nový odhad. Je to skvelý čas na rozhovor so svojím poisťovacím agentom o sťahovaní poistenia a o tom, čo budete potrebovať na zaistenie ochrany svojej kancelárie.
Zmena prichádzajúcich telefónnych správ
Spolu s aktualizáciou informácií o spoločnosti a marketingových materiálov existujú ďalšie spôsoby, ako môžete zabezpečiť, aby sa verejnosť dozvedela o nadchádzajúcom kroku. Pridajte do odkazovača / hlasovej pošty upozornenie s uvedením dátumu presunu, kam sa presúvate a aký to môže mať vplyv na službu. Nezabudnite poskytnúť kontaktné informácie pre tých klientov, ktorí môžu mať konkrétne obavy.
Požiadajte zamestnancov, aby tiež zmenili svoju priamu linku hlasovej pošty v kancelárii s informáciami o pohybe a novou adresou. Je to opäť jednoduchý spôsob, ako pripomenúť kontaktom presun a informovať o zmene tých, ktorí sa nenachádzajú v databáze kontaktov.
Zmeňte svoju podpisovú linku
Pridanie oznámenia do riadku e-mailového podpisu pre všetkých zamestnancov zabezpečí, že každý odoslaný e-mail pripomenie príjemcovi nadchádzajúci krok. Je to skvelý spôsob, ako osloviť jednotlivcov, ktorí sa nenachádzajú v zozname kontaktov spoločnosti.
Pečiatka odchádzajúcej korešpondencie
Zakúpte si červenú známku s poznámkou „Nová adresa“ - tieto pečiatky sa dajú obvykle kúpiť v obchode s kancelárskymi potrebami. Pečiatkujte aktualizované hlavičkové papiere, aby ste zabezpečili, že príjemcovia sú si vedomí zmeny adresy. Upozorňujeme, že tento krok upozornenia môže byť uplatniteľný až po dokončení presunu.
Telefón
Toto by mal byť prvý nástroj, ktorý pri sťahovaní kontaktujete - chcete sa uistiť, že vaša firma zostane počas presunu otvorená alebo či dôjde k čo najmenšiemu narušeniu. Dajte vedieť telefónnej spoločnosti, kedy sa sťahuje, a požiadajte, aby boli telefóny nainštalované a pripravené na prevádzku na novom mieste deň pred dátumom vášho zavedenia. To zaisťuje, že je systém funkčný prvý deň v novom umiestnení.
Požiadajte spoločnosť, aby vytvorila systém presmerovania hovorov účinný v deň vášho presunu. Ak vaša spoločnosť mení telefónne čísla, požiadajte o pridanie upozornenia k vášmu starému číslu, aby ste volajúcim dali vedieť o zmene telefónneho čísla. Po presťahovaní je dobré zavolať na staré číslo, aby ste sa uistili, že služba je na danom mieste. Tiež sa uistite, že vaše nové obchodné číslo a adresa sú aktualizované v nasledujúcom telefónnom zozname a adresári.
Účty pošty, e-mailu a sociálnych médií
Informujte o svojom sťahovaní poštu a dohodnite si preposielanie pošty niekoľko mesiacov po presťahovaní. Ako už bolo uvedené vyššie, pred presunom a po dokončení presunu pridajte do riadkov podpisu zamestnancov oznámenie o presune; podpis po presunutí by mal príjemcu požiadať o zaznamenanie zmeny adresy a kontaktných údajov. Pravidelné kuriérske spoločnosti, ktoré vyzdvihujú a odovzdávajú zásielky vo vašej kancelárii, by tiež mali byť informované o zmene adresy a akýchkoľvek zmenách v službách.
