Naučiť sa, ako spravovať poštu, je prekvapujúco náročná organizačná úloha. Poštu nemôžete len vizuálne usporiadať; aby ste mohli uložiť alebo zahodiť každý dokument, musíte si ho prečítať a dotknúť sa ho. To znamená, že najlepší spôsob, ako začať, je skočiť do toho a urobiť to hneď.
Tu je niekoľko užitočných tipov, ako organizovať poštu.
- 01 z 05
Dunk junk
Znížte množstvo prijatej pošty zastavením prílivu nevyžiadanej pošty.
Zrušiť odber všetkých katalógov - áno, všetkých. Ich obsah môžete ľahko nájsť online. Väčšina z nich má jemné písmo s pokynmi na odhlásenie z odberu, alebo to môžete urobiť online. Znížením množstva nevyžiadanej pošty, ktorú dostanete, sa zníži čas, ktorý strávite správou pošty. Je to dobré aj pre životné prostredie.
Po odhlásení sa zo všetkého bude vaša poštová schránka na chvíľu blažene zbavená nevyžiadanej pošty, ale pomaly sa začne hromadiť znova. Pokračujte v kontinuálnom odstraňovaní seba z e-mailových zoznamov alebo si nechajte zhruba každých šesť mesiacov čas na odstránenie svojho mena zo všetkých zoznamov, do ktorých ste boli pridaní.
- 02 z 05
Časový rozvrh organizácie
Väčšina ľudí triedi poštu, keď po práci kráča do dverí a často sa zastaví v strede, aby si odložila kabát alebo upriamila pozornosť na večeru. Odolajte nutkaniu spravovať poštu, kým nebudete mať čas a pozornosť venovať sa tejto úlohe.
Ak napríklad triedite svoju cestu vo dverách, je pravdepodobné, že v tom čase nie ste pripravení na správu pošty. Na to, aby ste sa rozhodli, ako každý kus použiť alebo vyhodiť, potrebujete správne nástroje a pozornosť.
Ak sa nemusíte, nikdy sa nedotýkajte kúska papiera viackrát. To je to, čo robí správu papiera tak vyčerpávajúcou: Musíte si ju prečítať zakaždým, keď ju zdvihnete. Počkajte, kým nebudete pripravení na správu a zahodíte.
- 03 z 05
Používajte správne nástroje
Ak chcete svoju poštu vyhodiť, recyklovať alebo na ňu odpovedať, majte po ruke tie správne nástroje - skartovačku, recyklačný kôš a archivačný systém a kalendár.
Nemajte svoj drvič a recyklačný kôš v samostatných miestnostiach. Pri práci by mali byť vedľa vás, aby ste mohli okamžite konať. Takto nebudete mať po celom dome hromady papiera, ktoré čakajú na recykláciu a drvenie.
- 04 z 05
Vytvorte systém
Pre každú poštu existujú tri konečné hry.
Konajte s poštou, ktorá si vyžaduje pozornosť teraz alebo prípadne. Môžete ich rozdeliť do ďalších kategórií, ako napríklad archivácia, odpoveď alebo okamžitá akcia.
Recyklujte nevyžiadaná pošta, ktorá pre vás nemá žiadnu hodnotu a nemá žiadne identifikačné údaje, ktoré by presahovali vaše meno.
Skartovať akákoľvek poštová zásielka, ktorá má okrem vášho mena a adresy akékoľvek identifikačné informácie. Zahŕňa to rodné čísla, dátumy narodenia, ponuky kreditných kariet a ďalšie.
Pokračujte na 5 z 5 nižšie. - 05 z 05
Držte sa systému
Teraz, keď máte systém vypnutý, musíte ho udržiavať. Ak nemáte každý deň čas venovať sa triedeniu pošty, umiestnite si ich do schránky v priečinku Doručená pošta na stole, blízko vchodu alebo do rohu na kuchynskej doske. Naplánujte si, že budete tráviť čas raz alebo dvakrát týždenne triedením každej pošty, aby vám neuniklo nič dôležité.
