Ako určiť priority svojich úloh

Každý má skoro pocit, že má na to príliš veľa práce a príliš málo času. Keď zistíte, ktorá úloha je splnená ako prvá, keď je váš zoznam úloh plný? Tento ohromený pocit pramení z neschopnosti uprednostniť všetky tieto zdanlivo naliehavé úlohy. Ak máte pocit, že sa váš zoznam úloh z času na čas predlžuje a ani neviete, kde začať, tu je postup, ako identifikovať, vyhodnotiť a určiť priority svojich úloh.

1. Vytvoriť zoznam

   Predtým, ako sa pokúsite usporiadať svoje povinnosti podľa dôležitosti, urobte si čas na zostavenie komplexného zoznamu všetkého, čo potrebujete alebo chcete dosiahnuť. Svoj zoznam môžete rozdeliť do sekcií, ktoré obsahujú rôzne typy úloh. Tieto kategórie môžu zahŕňať:

   • Denné alebo týždenné úlohy: Tieto príležitostné úlohy môžu byť osobné, napríklad plánovanie jedla a nakupovanie potravín, alebo súvisiace s prácou, napríklad týždenné stretnutie tímu. Ak už dodržiavate denný režim, tieto úlohy poznáte; ak tak neurobíte, je vhodný čas na jeho vytvorenie. To, čo zahrniete, sa môže líšiť - niektorí ľudia si nebudú musieť pripomínať, aby skontrolovali e-maily alebo nakupovali potraviny, iní však ocenia štruktúrované pripomenutia, aby ste mohli vykonať určité akcie v určitý čas alebo v určitý deň.
   • Úlohy s termínmi: Je potrebné ich urobiť do konkrétneho dátumu a vopred je potrebné sa pripraviť. Príkladom môže byť školský referát, ktorý má prísť o tri týždne, alebo večierok, ktorý plánujete o šesť mesiacov. Tieto druhy úloh alebo projektov je možné neskôr rozdeliť na menšie súčasti. Napríklad úloha napísania príspevku sa môže rozdeliť na čítanie príslušných kníh, usporiadanie poznámok, napísanie osnovy, napísanie prvého konceptu atď.
   • Opakujúce sa úlohy: Nevyskytujú sa v dennej ani týždennej frekvencii, ale nejedná sa ani o jednorazové projekty. Medzi opakujúce sa úlohy patrí návšteva zubára alebo vyplnenie štvrťročných odhadovaných daní.
   • Samostatne motivované, potrebné úlohy: Toto sú úlohy alebo projekty, o ktorých viete, že ich musíte urobiť, ale nikto vás neurobí. Málokedy, ak vôbec, majú zabudovaný časový limit. Môžu zahŕňať vylepšenie vašich webových stránok pre malé firmy alebo nájdenie nového poskytovateľa primárnej starostlivosti.
   • Samostatne motivované nepotrebné úlohy: Jedná sa o najpríjemnejšie činnosti, ktoré napriek tomu majú sklon ustupovať z cesty a vylučujú ich iné, zjavnejšie potrebné úlohy. Myslite na čítanie pre potešenie alebo na koníčky.
   • Úlohy „jedného dňa“: Tieto úlohy sa váľajú v dolnej časti vášho zoznamu úloh alebo na konci vašej mysle, ale zvyčajne sa tak nemusia robiť skoro; napríklad natrieť si radiátory.

   Poznámka: Na tom, ako fyzicky vytvoríte tento zoznam, či už na hárku papiera, v plánovači, v aplikácii, pomocou online kalendára alebo inak, záleží menej ako na výbere metódy, ktorá vám vyhovuje a že budem používať.

2. Usporiadajte si zoznam

   Po vymenovaní všetkého, čo je potrebné urobiť, môžete zistiť, čo treba urobiť ako prvé. Všetky úlohy je možné triediť do jednej zo štyroch kategórií:

   1. Naliehavé a dôležité úlohy alebo úlohy, ktoré musíte „urobiť“, ktoré by sa mali vykonať ako prvé.
   2. Naliehavé, ale nie dôležité úlohy, ktoré je možné delegovať, ak je to možné. Ak nie je možné delegovať, váš plán by mal obsahovať dostatok flexibility a času navyše, aby ste sa im prispôsobili, keď vyskočia.
   3. Dôležité, ale nie urgentné úlohy, ktoré by sa mali naplánovať v dostatočnom časovom predstihu, aby sa nestali urgentnými.
   4. Úlohy, ktoré nie sú dôležité ani urgentné a je možné ich potenciálne vylúčiť. Ak ich však bavíte, mali by byť zapracované do vášho harmonogramu, aby vás nezaťažili náročnejšie povinnosti.

   Tip

   Obmedzte svoje denné úlohy, ktoré musíte urobiť, najviac na tri. Deň môže obsahovať aj menšie úlohy, ktoré sú rutinnejšie alebo majú menší význam alebo naliehavosť, ale načerpanie hlavných úloh môže viesť k stresu a sklamaniu.

3. Posúďte hodnotu každej úlohy

   Hodnotu úlohy môžete posúdiť niekoľkými spôsobmi. Napríklad zvážte, či sú ovplyvnení iní ľudia a aký dôležitý sú pre vás títo ľudia - súhlas vášho šéfa alebo blaho vašich detí je pravdepodobne dôležitejšie ako napríklad názory skupiny cudzincov, ku ktorým ste sa dohodli pripojiť. na stretnutí. Pamätajte však, že priority sa môžu meniť - ak váš šéf potrebuje, aby ste teraz niečo podnikli, vaša predchádzajúca prvá priorita sa pravdepodobne zníži na druhú.

   Môžete tiež oceniť úlohy, ktoré sa vám z dlhodobého hľadiska vyplatia alebo ktoré sa vám jednoducho oplatia. Jedným z odkazov, s ktorým sa pravdepodobne stretnete pri čítaní o určovaní priorít úloh, je pravidlo 80 - 20 alebo Paretov princíp, ktorý uvádza, že 80 percent účinkov pochádza z 20 percent príčin. Toto je dobrá pripomienka na identifikáciu toho, čomu vlastne venujete čas a ktoré z vašich snáh sa vám vyplácajú.

4. Umožnite flexibilitu

   Fungujúci plán umožňuje zmeny a rozpoznáva časové obmedzenia. Pri stanovovaní priorít a plánovaní svojich dní buďte realistickí. Ak máte pochybnosti, preceňte čas, ktorý si daná úloha bude vyžadovať. Ak majú byť splnené dve úlohy súčasne, výber toho, s čím začať, závisí od toho, ako pracujete najlepšie. Niektorí ľudia dávajú prednosť tomu, aby sa jednoduchšia úloha dostala z cesty, aby sa mohli sústrediť na tú zložitejšiu; iní sa budú cítiť upokojení, ak najskôr začnú s náročnejšou úlohou, a niektoré alebo všetky z nich vykonajú skôr, ako sa pohnú ďalej. Pamätajte, že nemusíte prechádzať na jednu úlohu alebo projekt od začiatku do konca pred prechodom na ďalšiu - pokiaľ samozrejme nenájdete prácu, ktorá tým zvyšuje vašu produktivitu.

5. Dávkové úlohy

   Dávkovanie úloh je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako dosiahnuť tieto otravné a opakujúce sa úlohy. „Dávkovanie“ označuje prácu na rovnakom type úlohy nepretržite, napríklad zaplatenie všetkých účtov naraz alebo otvorenie celej pošty raz týždenne pred prechodom na inú úlohu.

   Ak chcete dávkovať dávky, znova a znova identifikujte úlohy, ktoré robíte, a potom pre ne nastavte jednoduchý pracovný postup. Potom tieto úlohy riešite súčasne pomocou tohto pracovného toku. Dávkovanie vám umožňuje dostať sa do drážky a robiť stále rovnakú úlohu, takže nemusíte strácať čas vymýšľaním pokynov alebo toho, čo by ste mali robiť ďalej.

6. Ak je to možné, eliminujte úlohy

   Keď uvediete všetky svoje úlohy a zoradíte ich od najdôležitejších po najmenšie, bude zrejmé, ktoré úlohy sa nachádzajú v dolnej časti zoznamu. Niekedy je možné, že budete môcť úlohy delegovať na niekoho iného. Ak to nie je možné, rozhodnite sa, či im naplánujete čas alebo ich vylúčite.

   Možno máte na zozname úlohy, ktoré nemusíte robiť alebo ktoré vlastne ani nechcete robiť, ale cítili ste tlak, aby ste si v určitom okamihu pridali svoj rozvrh, napríklad ísť do telocvične alebo sa zúčastniť stretnutia knižného klubu. . Ak to zmierni tlak z vášho života, je možné ich úplne vylúčiť.

   Nakoniec je možné, že toho musíte jednoducho urobiť príliš veľa. Ak nemôžete urobiť všetko, zhodnoťte svoje pracovné zaťaženie a zistite, či potrebujete ešte viac praxe pri určovaní priorít, alebo či musíte niekomu povedať, že už nemôžete pokračovať v vykonávaní určitej úlohy.