Pomôžte rozvoju stránky a zdieľajte článok s priateľmi!
Hromady papiera sú utrpením a správa domáceho registračného systému môže byť preťažením. Musíte však visieť na niektorých dokumentoch, pretože nikdy neviete, kedy ich budete potrebovať.
Ako dlho musíte uchovávať svoje dane, príjmové doklady, bankové výpisy a ďalšie dôležité dokumenty? Každý typ dokumentu je iný, takže všetky svoje doklady uchovajte dostatočne dlho predtým, ako skartovačku vyhodíte, aj keď si myslíte, že ste s nimi skončili.
Udržiavanie funkčného domáceho registračného systému
Jedným z kľúčov k vytvoreniu funkčného domáceho registračného systému je začať znižovať množstvo papiera, ktoré dostanete. Skutočne to môže znížiť množstvo papiera, ktoré budete musieť skartovať alebo pilníkovať. To znamená zbaviť sa nevyžiadanej pošty, prihlásiť sa na odber elektronických účtov a neprijímať letáky, kupóny, ktoré nikdy nepoužijete, katalógy, ktoré nikdy nečítate, alebo inú efeméru, pri ktorej máte pocit, že sa musíte držať, keď vás poznáte naozaj nie.
Ak necháte toto predsádanie vymknúť spod kontroly, môžete skutočne začať zápasiť s neporiadkom papiera. Môže sa dokonca dostať do bodu, keď budete mať pocit, že to hromadíte. V týchto prípadoch môže byť veľmi užitočné obrátiť sa na profesionála, ktorý vás prevedie procesom dekontaminácie.
Druhým krokom je zabezpečenie dobrého systému správy pošty. Čím efektívnejšie pracujete s poštou, keď príde, tým menej často budete musieť absolvovať veľkú časť registrácie, skartácie a recyklácie.
Nastaviť elektronický systém
Ak sa zbavíte registrácie papiera nastavením elektronického registračného systému, ušetrí vám to miesto a zbavíte sa harabúrd. Elektronický registračný systém má veľký zmysel, pretože je ľahší ako kedykoľvek predtým.
Na začiatok potrebujete skener a miesto na ukladanie súborov: systém priečinkov v počítači a zálohovanie v cloude, ako aj externý pevný disk. Čím viac záloh máte - doma i mimo firmy - tým viac budete pripravení na to, aby ste sa zbavili hromady papierov bez obáv zo straty niečoho dôležitého.
Nastavte všeobecné priečinky pre rôzne typy dokumentov (napr. Domácnosť, dane, auto, rodné listy atď.). Ukladanie dokumentov nemusí byť príliš presné, pretože v elektronických registračných systémoch je možné vyhľadávať.
Potom naskenujte každý dokument a uložte ho do priečinka podľa obsahu. Priraďte každému jedinečný názov súboru, ktorý ho opíše, aby ho bolo možné rýchlo nájsť pomocou vyhľadávacej funkcie vášho počítača. Pridanie dátumu na koniec názvu súboru vám tiež môže pomôcť rozlíšiť rovnaký typ dokumentu od rôznych časových období. Napríklad namiesto volania na účet utility utilitystatement.pdf, pomenujte ho utilitystatement-Feb2019.pdf.
K dispozícii je tiež množstvo aplikácií, ktoré vám pomôžu rýchlo zaznamenať a uložiť rôzne dokumenty. Mnohé z nich je možné spravovať prostredníctvom smartphonu alebo tabletu, takže sa môžete zbaviť papierovania (najmä potvrdeniek), keď sa práve nachádzate v blízkosti domáceho počítača.
Uchovávať kópie
Pokiaľ ide o vaše najdôležitejšie dokumenty, odborníci odporúčajú uchovať si viac kópií. To môže znamenať uchovanie jednej kópie v cloudovom úložisku a druhej na pevnom disku. Môže to tiež znamenať uchovanie jednej kópie vo vašom elektronickom podaní a jednej tlačenej verzie v ohňovzdornom trezore.
Dokumenty, ktoré sa dajú navždy uložiť
Počet dokumentov by mal byť uložený navždy. To sú najdôležitejšie, ktoré budete možno kedykoľvek v budúcnosti potrebovať z rôznych dôvodov. Zaistenie toho, že sú uchovávané na bezpečnom mieste a že je ich kópia bezpečná, vám ušetrí veľa času, keď budete potrebovať.
- Akademické záznamy: Diplomy, prepisy a akékoľvek práce z portfólia, ktoré sa v budúcnosti môžu pri uchádzaní o zamestnanie použiť
- Prijímacie papiere
- Krstné listy
- Rodné listy
- Úmrtné listy: Môže byť potrebné z daňových dôvodov
- Vodičské preukazy
- Záznamy o zamestnaní: akékoľvek doložky, dohody, disciplinárne spisy a kontroly výkonnosti.
- Sobášne listy
- Zdravotné záznamy
- Vojenské záznamy
- Pasy
- Evidencia dôchodkov a dôchodkov
- Karty sociálneho zabezpečenia
- Wills
Dokumenty, ktoré sa majú uložiť na určité časové obdobie
Predstavte si, že máte na stole nahromadené bankové výpisy a účty na celý život. Už po desiatich rokoch by bol tento stack pravdepodobne neuveriteľne veľký. Existuje veľa druhov dokumentov, väčšinou finančných, ktoré by ste si mali na určitý čas ponechať, ale nemusíte ich ukladať večne. Možno budete musieť chvíľu odkazovať mesačne alebo týždenne, potom sa z nich stane ďalší papier, ktorý bude ležať okolo a vytvára neporiadok.
Zložitou časťou je vedieť, kedy sa môžete týchto typov záznamov zbaviť. Na všetko neexistuje dobrá odpoveď, ale odporúčané pokyny založené na tom, čo to je:
- Účty za kreditné karty: Po zaplatení ihneď skartujte.
- Bankové výpisy: Jeden mesiac
- Účty: Jeden rok na všetko, čo súvisí s daňou alebo zárukou; všetky ostatné účty by sa mali skartovať hneď po ich zaplatení.
- Výplaty a výplaty: Jeden rok, alebo kým nedostanete výpis W-2 za daný daňový rok
- Investičné záznamy: Sedem rokov potom, čo ste zrušili účet alebo predali zabezpečenie.
- Daňové doklady: Sedem rokov vrátane vášho podania a všetkých sprievodných dokladov, ako sú W-2 a potvrdenky
- Príjmy z predaja: Pri väčších nákupoch, ako sú spotrebiče a elektronika, ponechajte záruku po celú dobu záruky. Pri potravinách a oblečení si príjmový doklad uschovajte, iba ak viete, že tovar nebude potrebné vracať.
- Prenájmy: Ponechajte, kým sa nepresťahujete a nedostanete späť zálohu od prenajímateľa.
- Príjmy z vylepšenia domácnosti: Ponechajte si, kým sa domov nepredá.
- Záznamy o vozidle: Uchovávajte, kým sa loď, auto alebo motocykel nepredajú.
Ako sa zbaviť dokumentov
Skartácia dokumentov je hlavný spôsob, ako sa chrániť pred krádežou identity. Spravidla existujú určité dokumenty, ktoré by sa mali absolútne skartovať. Zahŕňa to všetko, čo obsahuje čísla účtov, dátumy narodenia, rodné priezviská, heslá a kódy PIN, podpisy a čísla sociálneho zabezpečenia.
Ak sú dokumenty stále „aktívne“, musíte sa ich držať ako referencie a umiestniť ich do domáceho informačného systému podľa témy. Skartujte ich, až keď sa už nepoužívajú.
Aké dokumenty na skartovanie
Keď skončíte s týmito dokumentmi a už ich nebudete potrebovať, pokojne ich skartujte:
- Príjmy z bankomatu
- Bankové výpisy
- Kópie rodného listu
- Zrušené a neplatné kontroly
- Účty za kreditné karty
- Úverové správy
- Vodičské preukazy (uplynula platnosť)
- Doklady o zamestnaní, ktoré obsahujú akékoľvek identifikačné informácie
- Pasy a víza, ktorým skončila platnosť
- Čísla investičných účtov
- Legálne dokumenty
- Investície, akcie a transakcie s majetkom
- Položky s podpisom (nájomné zmluvy, zmluvy, listy atď.)
- Visačky na batožinu
- Lekárske a zubné záznamy
- Doklady s číslom sociálneho zabezpečenia
- Heslá alebo čísla PIN
- Výplaty
- Predbežne schválené žiadosti o kreditnú kartu
- Príjmy s kontrolou čísel účtov, čísel kreditných kariet alebo akýchkoľvek iných identifikačných údajov
- Daňové formuláre
- Prepisy s identifikačnými informáciami
- Cestovné poriadky
- Použité letenky
- Poplatky za elektrinu (telefón, plyn, elektrina, voda, káblová televízia, internet atď.)
Všetko ostatné - napríklad papierovanie - môžete jednoducho recyklovať. Uistite sa, že máte nastavený flexibilný registračný systém, aby ste tieto dokumenty mohli mať neustále pod kontrolou. Je tiež dobré si zvyknúť pravidelne si prezerať uložené dokumenty. Skúste to urobiť pri platení účtov, podaní daní alebo pri starostlivosti o podobnú opakujúcu sa úlohu, aby ste nezabudli a vaše doklady sa vám vymkli spod kontroly.
