Príprava na presťahovanie do kancelárie alebo firmy môže byť oveľa komplikovanejšia ako presťahovanie sa do domácnosti. Príprava je kľúčová a je nevyhnutné zabezpečiť, aby bolo všetko na vašom zozname hotové. Použite tento rýchly kontrolný zoznam ako sprievodcu, aby ste udržali svoju spoločnosť na dobrej ceste.
Určite časový rámec a harmonogram
Určenie časového rámca by malo byť prvou vecou, ktorú urobíte. Nastavte dátum, kedy musia byť všetky veci mimo kancelárskych priestorov, čo je váš posledný dátum vysťahovania. Na to, aby ste sa skutočne odsťahovali, budete pravdepodobne potrebovať pár dní, v závislosti od toho, koľko vecí sa musíte presťahovať. Postupujte dozadu od dátumu odchodu a urobte si zoznam všetkých vecí, ktoré musíte urobiť pred príchodom nákladných vozidiel.
Priraďte úlohy a v prípade potreby vytvorte výbor pre presun
Je dobrý nápad zapojiť personál do sťahovania včas. Výbor pre presun vám môže pomôcť nielen s organizáciou a naplánovaním presunu, ale aj uľahčiť prechod ostatným zamestnancom. Nechajte výbor preskúmať všetky úlohy a podľa potreby prideliť úlohy. Ako bude postupovať ďalej, pravdepodobne budete musieť do zoznamu pridať úlohy a ubezpečiť sa, že úlohy aj zadávate. Je toho tiež veľa, aby ste to zvládli sami.
Vytvorte plán internej a externej komunikácie
Plán internej komunikácie zabezpečí, aby boli zamestnanci priebežne informovaní o plánoch sťahovania, zatiaľ čo externý plán zabezpečí, aby vaši klienti a dodávatelia boli počas sťahovania informovaní o vašich obchodných aktivitách, aby ste mohli počas prechodu udržiavať svoje podnikanie v prevádzke.
Prenájom sťahovákov
Ako každý pohyb, aj prenájom si vyžaduje veľa pohybu a musí byť jednou z prvých úloh na vašom zozname. Požiadajte zamestnanca, aby vytvoril zoznam najmenej piatich sťahovacích spoločností, a potom sa uistite, či ste ich pred prijatím do zamestnania dôkladne preskúmali. Stanovte rozpočet, získajte cenové ponuky a porovnajte služby v rámci sťahovacích spoločností, aby ste sa rozhodli, ktorú z nich si najmete.
Najmite si profesionálnych baličov
Ak váš pohyblivý rozpočet môže pomôcť pri prijímaní profesionálnych baličov, urobte to. To ušetrí vám a vašim zamestnancom potrebu zbaliť si kancelárske priestory, ktoré sú bežnými a často najťažšie miestami na zabalenie a premiestnenie. Zamestnanci môžu byť požiadaní, aby si zbalili svoje pracovné stoly alebo kancelárie, pretože to tiež poskytuje zamestnancom príležitosť upratať si priestory a zbaviť sa vecí, ktoré nemusia sťahovať.
Vytvorte nový plán a rozloženie kancelárie
Tu bude váš výbor pre presun skutočne užitočný. Je vždy ťažké sa presťahovať do nového priestoru, ale keď musíte zistiť, kam všetko a všetci idú, vyžaduje to veľa času. Uistite sa, že viete, kde bude každý kus nábytku umiestnený a kde bude sedieť každý zamestnanec. Čím podrobnejší plán, tým lepšie.
Porozprávajte sa so svojimi súčasnými predajcami
Sťahovanie firmy môže znamenať zmenu poskytovateľa služieb. Skontrolujte svoje zmluvy a potom sa rozhodnite, či zostanete u svojich súčasných dodávateľov alebo sa pozriete na zmenu dodávateľa. Budete musieť určiť, čo bude nový priestor vyžadovať, pokiaľ ide o telefónne linky a sieťovú infraštruktúru. Porozprávajte sa so svojím novým prenajímateľom a predavačmi, aby ste vedeli, čo nový priestor potrebuje, aby v službe neboli medzery. Pokiaľ ide o akékoľvek zariadenie, ktoré si prenajímate, kontaktujte predajcu a informujte ho o sťahovaní a o tom, ako najlepšie dostať jeho vybavenie na nové miesto.
Udržujte zamestnancov aktualizovaných a informovaných
Pre zamestnancov môže byť presun ťažký. Môže to znamenať zmenu v tom, ako dochádzajú a či je ich dochádzanie teraz dlhšie ako pred presunom. Ak sa sťahujete do menšieho priestoru, zamestnanci musia vedieť, ako budú kancelárie prideľované a ako bude vyzerať ich nový priestor. Zamestnanci by mali byť informovaní na každom kroku procesu. Skúste si naplánovať pohyblivý rozvrh na kuchynskej výveske alebo v inom spoločnom priestore, aby ľudia videli, ako sa veci vyvíjajú a čo sa od nich ako zamestnancov očakáva.
