Pomôžte rozvoju stránky a zdieľajte článok s priateľmi!
Presunutie vášho podnikania do nového sídla spoločnosti je proces pozostávajúci z niekoľkých krokov, ktorý si vyžaduje starostlivé plánovanie a niekoľko prípravných krokov. Rovnako ako v prípade každého veľkého projektu, aj v tomto prípade je najlepšie rozdeliť pracovné zaťaženie a priradiť konkrétne úlohy rôznym zamestnancom. Včasné začatie procesu a udržiavanie otvorenej a častej komunikácie sú kľúčom k úspešnému a menej stresujúcemu pohybu.
Vytvorte časovú os
Vytvorte časovú os, ktorá obsahuje všetky základné fázy vášho pohybu. Aby ste sa ubezpečili, že plán je uskutočniteľný, prediskutujte plán so všetkými členmi tímu zapojenými do presunu. Buďte realisti v tom, koľko času budete potrebovať. Príprava malej kancelárie môže trvať najmenej tri mesiace, zatiaľ čo pre stredne veľkú až veľkú kanceláriu je potrebných šesť až osem mesiacov alebo viac. Kľúčom je v každom prípade začať čo najskôr.
Navrhnite nový priestor
Ďalším krokom je zhromaždenie všetkých dostupných informácií o novom priestore. Pokúste sa získať plány alebo usporiadanie podlahy, aby ste mohli identifikovať kľúčové komponenty, ako sú elektrické zásuvky a úložný priestor, a začať navrhovať nové usporiadanie kancelárie. Je tiež dobré mať k dispozícii všeobecný plán usporiadania svojho súčasného priestoru, aby ste ich mohli porovnať. Ak v súčasnej kancelárii existujú oblasti, ktoré nepracujú, identifikujte ich teraz, aby ste sa vo svojom novom priestore mohli vyhnúť rovnakým problémom.
Okrem toho urobte zoznam potenciálnych problémov s novým priestorom, ako je menšia recepcia alebo menšia skladovacia kapacita alebo možno väčší otvorený priestor, ktorý vyžaduje viac kabín alebo dočasných múrov. Pred nasťahovaním bude pravdepodobne potrebné najať tesárov, maliarov, elektrikárov, inštalatérov systémov alebo iných odborníkov na stavbu stien, pridávanie elektroinštalácie alebo kozmetické zmeny.
Zostavte si svoj pohyblivý tím
Pre stredné a veľké kancelárie určte niekoho (alebo požiadajte o dobrovoľníkov) z každého oddelenia alebo divízie, aby koordinoval ich konkrétnu oblasť. To môže byť pridelené vedúcemu oddelenia alebo manažérovi oddelenia, ktorý potom zabezpečí, že každý zamestnanec prevezme zodpovednosť za zabalenie svojho stola, šanónov a osobných vecí. Pre menšie kancelárie môžete byť sami. Ak je to tak, identifikujte niekoľko kľúčových ľudí, ktorí by mohli pomôcť s koordináciou postupu.
Váš tím môže tiež pomôcť pri identifikácii aktuálnych problémov so starým priestorom a hľadaní možných riešení pre novú kanceláriu. Je to vynikajúci spôsob, ako zapracovať ďalšie hľadiská a dosiahnuť konsenzus v pohybe, najmä ak niektorí zamestnanci zmenu nepodporujú.
Usporiadajte pravidelné stretnutia
Vo svojom rozvrhu si nastavte pravidelné stretnutia, kde budete so všetkými zamestnancami prediskutovať tento krok a jeho priebeh. Je dôležité informovať všetkých a nájsť si čas na riešenie problémov a pripomienok zamestnancov. Sťahovanie je stresujúce pre všetkých zúčastnených a môže byť stresujúcejšie, ak rozhodnutia nie sú adekvátne komunikované.
Stanovte si svoj rozpočet
Ak máte na svoj presun pridelenú konkrétnu sumu rozpočtu, je dôležité zistiť náklady predtým, ako si najmete sťahovákov, alebo ešte predtým, ako zbalíte prvé políčko.
Priraďte úlohy
Požiadajte svoj sťahovací tím, aby vytvoril zoznam úloh, ktoré je potrebné dokončiť v týždňoch pred presunom, a uistite sa, že sú na časovú os / plán pridané dôležité úlohy. Opýtajte sa každého vedúceho oddelenia alebo nadriadeného na to, čo vyžaduje od jeho oblasti, ktorá môže zahŕňať poskytovateľov špeciálnych služieb, ako sú napríklad dodávatelia telefónnych liniek alebo špecialisti na počítačové siete. Uistite sa tiež, že sú kryté spoločné priestory, ako napríklad recepcia, lobby a úložné priestory.
Najmite si sťahovákov
Najímanie sťahovačov je jednou z najdôležitejších úloh pri sťahovaní firmy. Existujú sťahovacie spoločnosti, ktoré sa špecializujú na presuny kancelárií. Ako pri každom sťahovaní domácnosti, je dôležité ubezpečiť sa, že spoločnosť je spoľahlivá a že za cenu nákladov dostávate tie najlepšie služby. Vykonajte prieskum, položte správne otázky a nechajte spoločnosť prísť do vašej kancelárie, aby posúdila váš krok.
Túto úlohu je možné priradiť jednej osobe alebo skupine alebo niekoľkým rôznym ľuďom. Každá z nich volá konkrétnym spoločnostiam a potom porovnáva poznámky. V každom prípade začnite skôr, aby ste sa uistili, že dostanete najlepšiu cenu a vyhovujete svojim potrebám.
Vytvorte zoznam kontaktov
Zoznam kontaktov pomáha zabezpečiť, aby všetci, s ktorými obchodujete, vrátane dodávateľov a klientov, vedeli, že sa sťahujete. Je dobré prideliť túto úlohu jednej osobe, ktorá bude dohliadať, aby sa zabránilo pádu kontaktov cez trhliny. Notifikácia zákazníkov a klientov si vyžaduje konkrétnu komunikáciu o vašom novom mieste a o tom, ako bude firma počas sťahovania fungovať. Takéto informácie sú nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby vaši zákazníci za vašimi službami nechodili inam.
